بنگاه‌ها، براي كسب حداكثر موفقيت مي‏بايستي شناختي دقيق از خواسته‌هاي مشتريان به‌دست‌آورند. براي دستيابي به اين هدف، بنگاه تامين‌كننده بايد محصول را از ديدگاه مشتري بنگرد. حتي لازم است كه بنگاه‌ها از اين حد نيز فراتر رفته و ارزش محصول در ترتيبات كسب‌وكار مشتري را نيز مورد توجه قراردهند. اين امر، براي كسب درك و شناخت هرچه بهتر ارزش محصول نزد مشتري، امري مهم است. درك دقيق خواسته‌ها، الزامات، ترجيحات و فرايند خريد مشتري، مديران تامين‌كننده را ياري خواهد كرد تا دريابند منابع و توانايي‌هاي بنگاه، درچه شرايطي از بيشترين امكان براي ايجاد و ارائه ارزش برخوردارند.

امور صادرات ساپكو، به‌منظور آگاه‌سازي مخاطبان خود، مقالاتي درزمينه نحوه آشنايي با خواسته‌ها، الزامات، ترجيحات و فرايند خريد مشتريان صنعت قطعه‌سازي (خودروسازان و شركت هاي رده نخست زنجيره تامين آنان ) منتشرخواهد كرد. در نخستين گام، مفهوم و مفاد Rfq به عنوان مدرك ارتباطي خودروسازان و تامين‌كنندگان جهاني، مورد بررسي قرار مي‌گيرد. در تهيه اين مقاله، از اطلاعات موجود در شرايط عمومي Rfq هاي شركت‌هاي خودروساز جهاني، بهره‌برداري شده است.


الزاماتrfq

درخواست پيشنهاد[1] كه به اختصار Rfq خوانده مي شود عبارت است از يك درخواست براي ارائه پيشنهاد قيمت كه مي‌تواند پيش زمينه اي براي شروع يك همكاري محسوب شود.

با ارسال Rfq توسط خودروساز براي تامين كننده، تهيه پيشنهاد[2] مرتبط با آن توسط سازنده و تاييد پيشنهاد تهيه شده سازنده توسط خودروساز جهاني, فرايندهاي مربوط به ساخت و تامين يك قطعه آغاز مي‏شود. در ادامه روند ارسال يك Rfq از طرف خودروساز جهاني براي سازنده, شرايط مرتبط با تاييد آن سازنده توسط خودروساز جهاني وشرايط قرارداد في مابين به اختصار مورد بررسي قرارگرفته است .

هدف ازارسال Rfq توسط خودروساز جهاني

هدف از ارسال يك Rfqدريافت پيشنهاد فني و اقتصادي از تامين‌كننده براي توسعه , تحقق محصول و يا تامين يك قطعه است. خودروساز جهاني Rfq را همراه با سه مدرك زير براي سازندگان برگزيده ارسال مي كند :

1. مشخصات قراردادي- اقتصادي و ضمايم: اين مدارك بيانگر نيازهاي الزامي(و قانوني) توليدي- اقتصادي خودروساز است.

2. مشخصات فني و ضمايم: اين مدارك بيانگرنيازهاي فني و عملكردي قطعه هستند.

3. شرايط و قيود مديريت تضمين كيفيت و ضمايم: اين مدارك بيانگر الزامات و نيازهاي مديريت كيفيت درطول زمان توسعه و ساخت قطعه است.


ارائه پيشنهاد

بر اساس Rfq دريافتي، تامين‌كنندگان در فرم‌ها و قالب‌هاي درخواستي در Rfq - در مدت زمان مشخص شده - اقدام به ارائه پيشنهاد خود خواهند كرد. اين پيشنهاد بايد به زبان انگليسي مطرح شود. لازم به تاكيد است كه سازنده بايد به جنبه‌ها و اطلاعات مختلف درخواستي در Rfq به‌صورت كامل پاسخ دهد. برخي از اين موارد، عبارتند از :

1. پيشنهاد، بايد شامل اطلاعات جزيي قيمت قطعه بر اساس "فرم آناليز و شكست قيمت" باشد.

2. مسير لجستيك و هزينه هاي مرتبط، بر اساس روش تحويل مشخص شده در Rfq تعيين مي شود.

3. پيشنهاد بايد ارائه‌دهنده تعهدات كيفيتي و نظام مديريت كيفيت باشد.

4. پيشنهاد بايد به نيازهاي گروه خودروساز جهاني مطرح شده در Rfq پاسخ واضح بدهد.

5. پيشنهاد بايد، آن دسته از نيازهاي فني و لجستيكي را كه سازنده نمي‌تواند آنها را رعايت و يا اجرا كند، مشخص سازد.

6. پيشنهاد بايد، بيان كننده نيازهاي اطلاعاتي و يا بخش‌هايي باشد كه بايدي توسط خودروساز جهاني فراهم شود.


قرارداد

خودروساز جهاني، پس از دريافت پيشنهادات سازندگان مختلف، طي رويه‌اي خاص، سازنده سازندگان دريافت كننده Rfq و ارائه دهنده پيشنهاد را انتخاب و تاييد مي‌كند. پس از تاييد سازنده, فهرست الزامات قرارداد براي تامين‌كننده به شرح زير ارسال مي شود:

1. نامه‌اي حاوي تعريف شرايط كامل قطعه از نظر كاربردي و عملكردي كه تمامي سفارشات خريد بر پايه آن استواراست .اين نامه، توسطخودروساز جهاني و تامين‌كننده، امضا مي‌شود.

2. مشخصات قراردادي – اقتصادي مندرج در Rfq

3. شرايط كلي خريد گروه خودروساز جهاني (كه به اختصار Gpc ناميده مي‌شود. General Purchase Conditions

4. مشخصات فني قطع.

5. شرايط وقيود مديريت تضمين كيفيت

6. پيشنهاد نهايي تامين‌كننده (در بالا ذكر شد)

هدف از قرارداد، تعريف رويه‌ها و شرايطي است كه سازنده را به توسعه، ساخت و تامين قطعه مطابق با مفاد قرارداد، متعهد مي‌كند.

برخي موارد مندرج در قرارداد عبارتند از:

الزاماتي كه تامين‌كننده بايد درطول توسعه / صنعتي سازي قطعه رعايت كند:

· اتمام قرارداد قبل از توسعه و يا صنعتي سازي قطعه : خودروساز جهاني مي‌تواند درصورت عدم رعايت جداول زماني و فرجه‌هاي مشخص شده از سوي سازنده، قرارداد را قبل از توسعه و صنعتي‌سازي قطعه، لغو كند.

· الزام نتيجه : سازنده بايد قطعه را مطابق با مشخصات و شرايط بيان شده درقرارداد و نيز رعايت سقف قيمت, كيفيت و فرجه‌هاي زماني اعلام شده و تمامي بندهاي مشخص شده درقرارداد، تحويل دهد.

الزاماتي كه تامين‌كننده بايد درطول تامين قطعه رعايت كند:

· تحويل قطعه، مطابق با شرايط ورويه هاي بيان شده در Gpc

· انطباق محصول توليدي و مفاد قرارداد از نظر كيفيت , تعداد و فرجه‌هاي زماني مشخص شده

· تاريخ تحويل

· گارانتي

گارانتي قطعات به دو مرحله تقسيم مي شود:

1. مرحله قبل از توليد تجاري

2. مرحله درحين و بعد از توليد تجاري

در نتيجه، گارانتي قطعات در تمامي مراحل كار، برعهده سازنده است.

پذيرش و قبول قطعات

مطابق با استانداردهاي Afq ، قطعات مي‌بايستي قبل از حمل، توسط سازنده به نمايندگي از خودروساز جهاني، از نظركيفي مورد بازرسي قرارگرفته و درتاريخ توافقي تعيين شده، تحويل خودروساز جهاني شود.

بازرسي قطعات توسط خودروساز جهاني پس از تحويل , فقط به منظور حصول اطمينان خاطر از سالم رسيدن قطعات توسط حامل انجام مي‌گيرد. درصورت مناسب بودن قطعات (چه ازنظر كيفي و چه از نظر تحويل و ...) مبالغ مشخص شده درقرارداد، توسط خودروساز جهاني پرداخت خواهدشد. درصورت نامناسب بودن قطعات، آنها را بازگردانده و درصورت وجود معايب و نواقص خاص، خسارات لازم دريافت خواهد شد. خودروساز جهاني حق دارد كه در هرزمان دلخواه، اجازه بازرسي قطعات توسط شركت ثالث را بدهد.